海南大学青协:如何用麦客建立完善的志愿者管理体系,简化报名步骤、规范审核通知流程

BANNER 海南大学青协

海南大学青年志愿者协会正式注册成立于2008年,秉承“奉献、友爱、互助、进步”的宗旨,以“爱心献社会,真情暖人间”为行动口号,以“做志愿者的志愿者”为志愿准则,努力践行志愿服务精神,为校园文明和谐做出贡献。海大青协平日会承接各类丰富的志愿活动,其中,每年春季于博鳌镇举办的“博鳌亚洲论坛”和中国国际消费品博览会,在这类国际知名且关注度极高的活动中,海大蓝马甲志愿者都为大会的主力军。


面临挑战

  • ?志愿活动频次高,类型多,需求复杂,并行管理难度大
  • ?一站式实现志愿者招募、审核、通知工作
  • ?短信通知效果不佳,急需优质稳定的短信通知渠道
  • ?缺少志愿者档案管理平台,查询初审流程复杂费时

用麦客设计各类在线志愿者招募表单,灵活应对种类繁多需求复杂的志愿活动

志愿者招募是海南大学青年志愿者协会的重要工作,每年海大青协都会承办上百场志愿活动,不论是面向校内小规模的疫苗接种志愿者活动,还是为国际化论坛提供志愿服务保障,青协都使用麦客来开展最重要的志愿者招募工作:

  • 根据不同志愿活动的要求,青协在表单内加入身份证自定义字段来收集志愿者的身份证号码,用于购买参与志愿活动时期的保险;身份证自定义字段的核验模式,将不小心填错该项信息的可能性降低到0,有效避免工作后期因信息填错而加大工作量。
  • 通过麦客制作的报名表支持自定义提交成功后的页面显示内容,青协将每项志愿活动的志愿者QQ群二维码都展示在相应的报名表提交后页面,志愿者报名成功后可直接扫码加入群聊,无需人工挨个添加好友,高效搭建志愿者管理群。
  • 对于规模较小在校内开展的志愿活动,青协只需要在报名表中提前设置好要收集的报名者数量即可;而针对规模较大的校外志愿活动来说,青协会提前设置好招募的起止时间。无论是哪种方法,都可以实现报名通道自动关闭的效果,确保系统在设定的截止报名节点后不再接收新的报名信息,无需人工关注,轻松搭建招募工作自动化流程。

多成员协作管理志愿者名单,一键发送通知短信,完善志愿者审核录取流程

得益于麦客简单好用的筛选功能及成员协作功能,青协在后期整理筛选志愿者名单时,不同部门的成员都可以在后台根据岗位需求筛选符合条件的志愿者,并添加相应的处理状态和备注,其他成员登录后可实时查看相关信息,有效提高青协内部的沟通协作效率。

在通知工作上,麦客同样为青协提供助力。使用麦客之前,青协发短信通知都由同学挨个输入手机号,复制文本发送,不仅价格昂贵容易出错,短信送达效果也会因为短信内容的重复和发送频率过高而大打折扣。现在,青协使用麦客短信群发功能,根据不同的通知内容提前编辑好短信文本,加入志愿者姓名变量,只需点击一次发送,就可以群发给所有对应的志愿者手机号,极大地简化了繁杂的通知流程,也提升了志愿者审核通知工作的专业性。

EXAMPLE短信通知示例

用麦客建立志愿者电子档案库,自动留存历次志愿活动参与记录,分类分组方便直观

利用麦客系统特有的联系人管理模块,海南大学青协志愿者管理工作也变得更加科学规范。

每位报名招募活动的志愿者,都会经由麦客系统创建对应的电子档案,逐渐积累形成海南大学青协的专属的志愿者电子档案库,方便工作人员随时调取查阅。同时,志愿者的报名次数、参与活动、面试评分、与青协的短信邮件互动历史以及工作人员对志愿者的沟通笔记,都会自动汇总至该志愿者的电子档案,让青协更加全面地掌握每位志愿者的参与情况。

通过使用麦客联系人管理平台的分组和标签等功能,海大青协还会为表现优异的志愿者添加“优秀志愿者”群组标签,青协各部门成员登录系统后台都能实时查看最新的志愿者档案情况,共享所有档案信息。这样一来,在确定活动志愿者名单时,就可以择优录取“优秀志愿者”,无需费时查询历史文件,大大节省了志愿者管理花费的时间精力。

海南大学青协选用的麦客产品

  • 联系人管理
    联系人管理
    志愿者档案管理
  • 表单访问加速
    内容分发网络
    专业应对校内高并发报名场景
  • 附件组件
    附件组件
    在线上传电子文档
  • 空间资源
    超大系统空间
    大容量磁盘空间,智能管理文件
  • 身份证字段
    身份证字段
    自动校验身份证信息有效性
  • 定时启用/停用表单
    定时启用/停用表单
    搭建志愿活动自动招募流程
  • 定量收集反馈
    定量收集反馈
    精准控制反馈数量
  • 加密数据传输
    多层安全防护
    保障资金和信息传输安全
  • 结构化筛选
    结构化筛选
    多条件筛选指定反馈信息
  • 短信平台
    短信平台
    一建群发重要通知短信
  • 专属短信签名
    专属短信签名
    彰显青年志愿者协会品牌形象
  • 成员协作
    成员协作
    多部门协作完成志愿活动流程

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